Was ist der Handelsspannenausgleich?
So vermeiden Apotheken unnötige Zahlungen!
Warum der Handelsspannenausgleich für Apotheken wirtschaftlich entscheidend ist.
Viele Apotheken kennen das Problem: Am Monats- oder Jahresende steht auf der Großhandelsabrechnung plötzlich ein Posten, der für Verwirrung sorgt – der Handelsspannenausgleich.
Was auf den ersten Blick nach einer kleinen Korrektur aussieht, kann die Apothekenmarge erheblich schmälern. Denn der Großhandel sichert damit seine gesetzlich reglementierte Spanne und gleicht Differenzen auf Kosten der Apotheke aus. Das Ergebnis: weniger Gewinn, weniger Transparenz und oftmals ein unentdeckter finanzieller Nachteil.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie der Handelsspannenausgleich genau funktioniert, warum er wirtschaftlich so relevant ist – und welche Möglichkeiten Sie haben, ihn aktiv zu vermeiden.
Was bedeutet der Handelsspannenausgleich?
Der Handelsspannenausgleich ist eine Art Ausgleichszahlung vom Großhandel an sich selbst. Hintergrund ist die gesetzlich geregelte Großhandelsvergütung (§ 2 AMPreisV), die den Großhändlern nur einen bestimmten Aufschlag auf den Abgabepreis erlaubt. Diese Spanne ist also streng limitiert – und genau deshalb achten Großhändler darauf, dass sie am Ende auch tatsächlich ihren Gewinn erzielen.
Weicht der erzielte Gewinn aufgrund der individuellen Einkaufsstruktur einer Apotheke von der festgelegten Spanne ab, fordert der Großhandel die Differenz von der Apotheke zurück. Die Zahlung erscheint dann auf der Abrechnung als Handelsspannenausgleich.
Diese Spanne kann auf zwei Arten definiert sein:
- prozentual, also als Anteil am Umsatz
- absolut, also als Eurobetrag pro Packung
Und: Sie unterscheidet sich von Großhandel zu Großhandel – und sogar von Apotheke zu Apotheke. Dabei spielt der durchschnittliche Packungspreis eine zentrale Rolle. Großhändler kalkulieren diesen oft zu ihren Gunsten möglichst niedrig, um Spielraum bei der Spannenberechnung zu haben.
Warum der Handelsspannenausgleich so intransparent ist
Für viele Apotheken ist der Handelsspannenausgleich kaum nachvollziehbar.
Er wird meist nicht offen kommuniziert, sondern in den monatlichen oder jährlichen Abrechnungen versteckt verrechnet.
Der Grund: Die Berechnungslogik ist komplex und variiert. Hinzu kommt, dass Großhändler ihre Spannenmodelle individuell festlegen. Dadurch entsteht eine wirtschaftlich relevante, aber schwer nachvollziehbare Belastung für Apotheken.
Mittlerweile gibt es spezialisierte Dienstleister, die sich ausschließlich darauf konzentrieren, Großhandelsabrechnungen zu prüfen. Sie können aufdecken, wie viel Handelsspannenausgleich tatsächlich von den vereinbarten Konditionen abgezogen wurde – und wie stark die Apotheke dadurch benachteiligt ist.
In der Praxis zeigt sich: Diese Nachberechnungen können monatlich schwanken und teilweise erhebliche Summen ausmachen.
Fiktives Praxisbeispiel: Wie die Apotheke Sonnenhof Transparenz und Kontrolle zurückgewann
Die Apotheke Sonnenhof im Süden Deutschlands hatte 2024 erstmals bemerkt, dass ihre Großhandelsgutschriften unerklärlich niedriger ausfielen. Nach einer externen Prüfung stellte sich heraus: Der Großhändler hatte monatlich zwischen 2.000 und 4.000 Euro als Handelsspannenausgleich verrechnet – ohne transparente Aufschlüsselung.
Nach eingehender Analyse änderte die Apotheke ihr Einkaufsverhalten:
- Sie reduzierte den Anteil an Hochpreisern, die über den vollsortimentierten Großhandel bezogen wurden.
- Sie nutzte verstärkt den Direktbezug über Europharm, bei dem kein Handelsspannenausgleich anfällt.
- Gleichzeitig überwachte sie den durchschnittlichen Packungspreis aktiv im Warenwirtschaftssystem.
Das Ergebnis: Deutlich höhere Marge, bessere Planbarkeit und keine unangenehmen Überraschungen mehr auf der Großhandelsabrechnung.
Strategien: So reduzieren Sie den Handelsspannenausgleich in Ihrer Apotheke
1. Überwachen Sie Ihren durchschnittlichen Packungspreis
Der durchschnittliche Packungspreis ist der Schlüsselwert in der Kalkulation des Großhandels. Prüfen Sie regelmäßig, wie sich Ihr Mix aus Hochpreisern und niedrigpreisigen Produkten entwickelt. Eine klare Datenbasis schafft Handlungsspielraum.
2. Nutzen Sie den Direktbezug, wo es wirtschaftlich sinnvoll ist
Beim Direktbezug über die Europharm GmbH entfällt der Handelsspannenausgleich vollständig.
Zudem profitieren Apotheken von besseren Einkaufskonditionen, längeren Preisbindungen und direkter Lieferfähigkeit – besonders bei Hochpreisern.
Gerade bei teuren Medikamenten lohnt es sich, den Bezug über den Großhandel zu minimieren und die Vorteile des Direktbezugs aktiv zu nutzen.
3. Prüfen Sie Ihre Großhandelskonditionen regelmäßig
Vertragsklauseln zum Handelsspannenausgleich sollten jährlich überprüft werden. Fragen Sie aktiv nach der Berechnungsgrundlage und lassen Sie sich die Kalkulation erklären – auch wenn dies oft schwierig ist. Transparenz ist hier bares Geld wert.
4. Arbeiten Sie mit Dienstleistern oder Partnern zusammen
Spezialisierte Prüfdienstleister oder Partner wie Europharm GmbH können Rechnungen analysieren und auf versteckte Abzüge hinweisen. Das verschafft Ihnen einen realistischen Überblick über Ihre tatsächliche Marge.
5. Steuern Sie gezielt Ihren Einkaufs-Mix
Planen Sie den Einkauf strategisch: Hochpreiser nach Möglichkeit direkt beziehen, günstige Standardartikel intelligent bündeln und Rabattstrukturen vergleichen. So halten Sie die Großhandels-Spanne klein und die eigene Wirtschaftlichkeit hoch.
FAQ: Häufige Fragen zum Handelsspannenausgleich
Wie oft wird der Handelsspannenausgleich berechnet?
Je nach Vertrag monatlich oder jährlich. Besonders bei Hochpreisern kann sich der Ausgleich monatlich stark verändern.
Fällt beim Direktbezug über Europharm ein Handelsspannenausgleich an?
Nein. Beim Direktbezug über Europharm entfällt der Handelsspannenausgleich vollständig. Zusätzlich profitieren Sie von besseren Einkaufskonditionen und stabileren Preisen.